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Todo lo que necesitas saber de la boleta de venta electrónica

La boleta de venta electrónica es un comprobante de pago electrónico emitido a los consumidores finales a través de sistemas electrónicos autorizados por la SUNAT. Este mismo sistema que está regulado por la Superintendencia Nacional  de Aduanas y Administración Tributaria, también permite emitir notas de débito y notas de crédito relacionadas.

Deberá generarse cada vez que se efectúe una venta, bien sea de un bien, la entrega en uso o la prestación de un servicio. Además, sirven para amparar el traslado de bienes, en el caso de los consumidores finales designados como tales por la SUNAT.

Características de la boleta de venta electrónica

La boleta de venta electrónica es distinta a la factura electrónica, pues va dirigida especialmente a consumidores finales que no pueden deducir costos de ventas y créditos fiscales. Incluye transacciones realizadas en las zonas internacionales de aeropuertos y en casos donde intervienen sujetos del nuevo Régimen Único Simplificado (RUS).

Cuenta con las siguientes características:

  • Se realiza desde sistemas informáticos desarrollados por el contribuyente.
  • Es un documento equivalente a la boleta de venta, es decir, mantiene los mismos efectos tributarios.
  • No da derecho a crédito fiscal ni soporta gastos o costos para efectos tributarios.
  • Consta de una serie compuesta de 4 dígitos alfanuméricos iniciados por la letra B.
  • La numeración debe ser correlativa y comienza por el número 1, indistintamente de la numeración de la boleta en físico.
  • La numeración no debe haber sido utilizada previamente.
  • Puede ser validada a través de portal web de la SUNAT.
  • No ampara el traslado de bienes, salvo en los casos de bienes de consumidores finales designados por la administración tributaria.

Procedimiento para poder emitir la boleta de venta electrónica

Para poder emitir la boleta de venta electrónica es necesario haberse registrado en el Sistema de Emisión Electrónica (SEE)  través del portal de la SUNAT. Al ingresar al sistema con tu clave SOL (SUNAT operaciones en línea), deberás cumplir las siguientes condiciones:

  • Solicitar la autorización de incorporación al sistema de emisión electrónica.
  • Verificar que tu domicilio esté en condición de habido, es decir, confirmado por la SUNAT y que aparezcas activo en el registro único de contribuyentes (RUC).
  • Hacer la declaración jurada.
  • Indicar la dirección de correo electrónico que empleará como emisor electrónico.
  • Suministrar un modelo del certificado digital que empleará como emisor electrónico.

Proceso de emisión de una boleta de venta electrónica

El procedimiento general llevado a cabo al generar una boleta de venta electrónica y que, además, debes llevar en registros digitales, es el siguiente:

  • Enviar la boleta electrónica inmediatamente al cliente, ya sea de por medios digitales o entregándole una copia impresa del comprobante.
  • Permitir a tu cliente a una página web en la cual tu cliente podrá tener acceso a su consulta hasta por un año; este procedimiento es obligatorio.
  • Generar un resumen diario de todas las boletas electrónicas, incluidas sus correspondientes notas de débito y crédito, si las hubiere, aunque estén anuladas, y enviarlas a la SUNAT a través de tu sistema.
  • Llevar un registro aparte de las notas de débito y crédito anuladas, y reportarlo al SUNAT.

El plazo para presentar los registros al SUNAT los resúmenes es de 7 días. El emisor debe estar afecto a renta de tercera categoría y tener un RUC activo.

Ventajas de usar la boleta de venta electrónica

Son muchas las ventajas de usar la boleta de venta electrónica, que en principio es solo responsabilidad de las empresas designadas por la SUNAT. La mayoría de las empresas buscan optimizar el manejo de la información, los procesos administrativos, recursos y calidad de servicio. El que las empresas sean capaces de manejar de manera digital todo sus procedimientos y no solo su información fiscal, supone una gran ventaja, así como estas otras:

  • Mayor control tributario: podemos tener un mejor control la de obligaciones tributarias debido a que la se trata de un documento aprobado por la SUNAT.
  • Ahorro y optimización de los espacios: el manejo digital de la información reduce significativamente el espacio físico necesario para almacenar información, la cual incluso podemos enviar a la nube. El ahorro en el uso de papel y otros materiales es muy significativo, además de poder realizar un mayor número de operaciones en menos tiempo.
  • Evitar errores humanos: debido a que podemos tener en archivos informáticos toda la información que necesitamos trasladar a la boleta de venta electrónica, es posible obtener la información de los clientes de forma precisa y sin errores.
  • Seguridad: los certificados digitales que se emiten son muy seguros, pues permiten validar su autenticidad y la identidad de las empresas involucradas.

Preguntas frecuentes con relación a la boleta de venta electrónica

A continuación, encontrarás algunas preguntas frecuentes con relación a la boleta de venta electrónica, cuyas respuestas pueden orientarte al respecto:

¿Cuándo debe emitirse?

Cada vez que se efectúe una venta de un bien o servicio a un consumidor final, incluidas las zonas internacionales de los aeropuertos.

¿Cómo se realiza la entrega?

La entrega de la boleta de venta electrónica debe entregarse por medios electrónicos. Quien la emite decide que medio utilizar, correo electrónico o a través de una página web a la cual el cliente tendrá acceso durante un año para consultar el certificado. También es factible la impresión del certificado, a conveniencia de ambas partes.

¿Qué debo hacer si es rechazada por la SUNAT?

Cuando una boleta de venta electrónica es rechazada por la SUNAT, la misma queda anulada y número inutilizado, por lo cual deberá sustituirla por una nueva y enviarla al cliente explicándole que la anterior fue invalidada.

Lo mismo ocurre si se tratara de una nota de débito o de crédito, las cuales, además, deben aparecer en los registros de ventas con valores en cero.

¿Cómo saber si el documento es válido?

A través del portal web de la SUNAT puedes verificar si la boleta de venta electrónica recibida o las notas de débito y crédito ya han sido validadas. Hay dos maneras de hacerlo y ambas son igual de efectivas:

  1. Consultas con clave SOL: seleccionando el menú “comprobantes de pago”, en la opción: comprobantes de pago, podrás visualizar los datos tributarios de la boleta o nota, según sea el caso.
  2. Consultas sin clave SOL: seleccionando el menú “verificación de autenticidad del archivo digital” podrás validar cada documento requerido.

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