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Recibo electrónico

En la cambiante y rápida era digital, muchas empresas y organizaciones utilizan las modernas tecnologías de comunicación para facilitarles los trámites a las personas. Desde cualquier sitio realizan compras, hacen pagos, solicitan información o realizan otras diligencias vía online.

Cuando se efectúan transacciones de tipo comercial, siempre se requiere la emisión de un recibo que sirve de comprobante del pago que se ha efectuado. Sin embargo, si se hacen transacciones de tipo electrónico (usando por ejemplo el internet), entonces ¿hay que trasladarse al establecimiento para solicitar dicho documento?

No hace falta dirigirse al local comercial para retirar un recibo en papel porque en el Perú, muchos comercios emiten un recibo electrónico. Ahora bien, ¿qué es un recibo electrónico, cómo se obtiene y qué ventajas reporta su uso?, responderemos estas y otras cuestiones en este post.

¿Qué es un recibo electrónico?

Al hablar de recibo nos referimos a un tipo de documento o certificado legal que se utiliza como una especie de comprobante de pago. Este pago es el dinero u otro elemento de valor monetario que se ha entregado o recibido a cambio de un servicio o un producto cualquiera.

Normalmente se realizan o hacen dos recibos, uno original y una copia, para entregárselo a cada una de las partes que participan en la transacción. Estas dos partes se conocen como: el emisor y el receptor, pero ¿quién es quién en este arreglo comercial?

  • El emisor del recibo: se refiere al local comercial, persona o institución que va a recibir el pago o dinero por realizar una venta o efectuar algún servicio. Con la copia del documento, certifica que recibió un monto específico por la razón que aparece detallada.
  • El receptor del recibo: se refiere al local comercial, persona o institución que efectúa el pago o dinero por la venta o servicio realizado. Así tiene un documento original, que constata que entregó un monto estipulado por la razón especificada.

En el pasado, lo habitual ha sido que se realicen este tipo de transacciones comerciales de manera personal. Sin embargo, hoy en día muchos realizan sus compras o cancelan sus deudas por servicios públicos o privados a través del internet. De manera que, para avalar compras o pagos efectuados, las compañías emiten recibos electrónicos que tienen tanta validez como en papel u otro formato físico.

Un recibo electrónico contiene la misma información básica que la que tendría en formato físico e incluye lo siguiente:

  • Número serial de recibo entregado.
  • Datos del emisor (RUC, NUC, nombre, etc).
  • La expresión “he recibido de” o algo semejante.
  • Nombre de quién realiza el pago.
  • Monto recibido.
  • Método de pago.
  • Razón de la transacción.

¿Cómo puedo obtener o emitir mi recibo electrónico?

En ocasiones, por medio de un registro previo que se ha hecho en la página web del comercio, el cliente aporta un correo electrónico. Cada vez que realiza una transacción financiera vía online con el comercio, este emite de manera automática un recibo electrónico que envía a dicho correo.

Otra forma como la empresa o institución a la que se le paga un dinero emite un recibo electrónico es mostrándolo en pantalla. Este sería el resultado de la transacción con toda la información pertinente, el cual puede descargarse pulsando un botón específico. Normalmente es un archivo en formato PDF u otro formato de documento digital (también pudieras hacer un capture de la pantalla).

Los casos anteriores ocurren cuando uno es el que realiza una compra o paga un servicio como el teléfono, energía eléctrica o la renta. Ahora bien, cuando uno necesita emitir un recibo porque tiene una empresa o se es profesional independiente, entonces se debe hacer lo siguiente:

  • Dirigirse a una agencia de la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT), que administra los impuestos del Gobierno del Perú.
  • Solicitar credenciales para ingresar al “Sistema de Operaciones en Línea” (SOL) del SUNAT, donde se puede emitir un recibo electrónico personalizado. La institución entrega las claves al solicitante cuando se registra presentando algunos recaudos como: su DNI, número RUC y un recibo reciente de servicio.
  • Ingresar a la página oficial del SUNAT, colocar la clave SOL, dirigirse a la pestaña operaciones en línea, ir a la opción trámites, consultas y declaraciones informativas.

  • Escribir los datos requeridos (como el número de registro único de contribuyente o RUC, usuario, etc)
  • Seleccionar la opción tipo de documento, Recibo Electrónico. Escribir los datos solicitados (servicio prestado, medio de pago, monto, etc). Pulsar la tecla enter.
  • Finaliza pulsando el botón emitir recibo.

¿Por qué es importante y qué ventajas hay de tener un recibo electrónico?

La SUNAT vela porque los comercios efectúen sus transacciones legalmente y cancelen sus impuestos apropiadamente, por lo que se debe tener la documentación en regla. Emitir todos los recibos electrónicos de compras o ventas es importante para determinar con el ente fiscal cual es el tributo que se debe cancelar.

Será posible evitar las sanciones y penas que se imponen por no pagar los impuestos a tiempo, aunque se hagan las transacciones online. Siempre habrá respaldo legal de todos los trámites que involucraron pagos o recepción del dinero, gracias a que se emitieron y guardaron recibos electrónicos.

Por otra parte, existen otras ventajas de generar recibos electrónicos en vez de hacerlos en formato físico, las cuales mencionamos a continuación:

  • Logra que las empresas ofrezcan un servicio más eficiente y acorde con la tecnología moderna, pues se almacenan rápidamente y en grandes cantidades.
  • La búsqueda de un recibo en particular es más rápida pues el acceso digital es veloz y seguro, además siempre está disponible la información.
  • Un documento en papel se deteriora fácilmente, pero es difícil que se pierda algún recibo electrónico o se deteriore, pues se pueden conservar múltiples copias.
  • Solo se necesita tener un correo electrónico para recibir un recibo electrónico, o acceso a internet para descargar el archivo.
  • Te olvidas del formato impreso, por lo que no tendrás que archivar los antiguos talonarios.
  • Se contribuye con el cuidado del medioambiente porque se ahorra muchísimo papel, agua y energía (los cuales son invertidas para hacer papel).

Como ves, existen muchas ventajas de tener tu recibo electrónico y además te permite estar a la par con la modernización de las cosas. Esperamos que este artículo haya sido de ayuda y te invitamos a consultar otros trámites que puedes hacer en este sitio, tu página de consultas favoritas.

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