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Emitir factura electrónica

Las facturas son documentos con valor legal que acreditan la compra venta de un bien, un producto, o avala la prestación de un servicio. Este comprobante permite al contribuyente mantener un control de sus ingresos y egresos y, además, es un documento importante para la declaración de impuestos.

Por  lo tanto, la factura es un documento esencial para toda empresa y negocio que quiera oficializar sus servicios ante la administración tributaria del país. Ahora bien, con los nuevos avances tecnológicos el proceso de facturación en las empresas ha evolucionado, gracias a la implementación de facturas electrónicas.

Actualmente, Perú es uno de los países latinoamericanos modelo en lo que a sistemas de  facturas y comprobantes electrónicos concierne. Ya que, desde 2014, la Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria (SUNAT) ha ejecutado un cronograma de masificación para la emisión de comprobantes electrónicos.

Desde entonces, miles de empresas han sido obligadas a emitir facturas electrónicas como comprobantes de pago para cualquier transacción económica. De esta manera, se prevé que este 2020 sea el año de la extinción de las tradicionales facturas en papel.

Por consiguiente, si eres una persona jurídica y deseas conocer todo lo referente a la emisión de facturas electrónicas, aquí conseguirás información oportuna. Primeramente, definamos que es una factura electrónica y sus características y luego, conoce cómo pueden emitirse este tipo de facturas, y las ventajas.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un comprobante digital con los elementos fundamentales de una factura en papel, esta es emitida por un sistema de facturación automático. Este documento revalida costos, gastos y créditos fiscales para efectos tributarios y, además, se registra directamente en el sistema de la SUNAT.

Por lo tanto, las facturas electrónicas tienen la misma validez que las físicas y agilizan la declaración de renta. Además, la información registrada en estos comprobantes es más fácil de comprobar y menos susceptible a fraudes.

Características de una factura electrónica

  • Es un documento electrónico con todos los elementos necesarios para los efectos tributarios del tipo comprobante de pago.
  • Puede emitirse desde la plataforma de la SUNAT o desde otro sistema de facturación electrónico del contribuyente a través de un Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE).
  • Tiene una seriación alfanumérica que comienza siempre con la letra F, independientemente del número de la factura física.
  • Tiene un formato XML-UBL 2.1 para el intercambio de documentos electrónicos, pero, puede descargarse en PDF u otros formatos para su envío por correo electrónico.
  • Cuenta con una firma digital certificada por la SUNAT para su correcta validación.
  • Se emite a favor de la persona que cuente con Registro Único de Contribuyentes (RUC).

¿Cómo emitir una factura electrónica?

Como ya se ha mencionado, el medio para emitir facturas electrónicas es un sistema informático al que tiene acceso el contribuyente. Estos sistemas o programas están enlazados a la SUNAT a través de un PSE, y ya en Perú existen varias plataformas autorizadas.

Sin embargo, muchas veces el contribuyente es una empresa pequeña y no cuenta con los recursos para costear un sistema de facturación electrónica. Por eso, la SUNAT ofrece el acceso para emitir facturas electrónicas desde la plataforma SUNAT Operaciones en Línea (SOL). Los requisitos para solicitar el acceso a la plataforma de facturación SOL son:

  • Número de RUC.
  • Estatus activo en la SUNAT.
  • Pertenecer a la renta de la tercera categoría.
  • Tener clave SOL actualizada.
  • Tener la condición de domicilio fiscal “habido”.

Al completar los requisitos en línea y obtener el acceso a la plataforma de facturación electrónica, ya estarás listo para emitir facturas y comprobantes digitales. A continuación, te explicamos el paso a paso que debes seguir para producir tus facturas desde esta plataforma.

Pasos para emitir una factura electrónica desde la plataforma de la SUNAT

  1. Ingresa a la web de SUNAT Operaciones en Línea, en la pestaña “Ingresa por RUC”, completa los datos de acceso y realiza la verificación.
  2. En el menú de la parte izquierda de la pantalla, haz clic en “Empresas” y a continuación, en la opción “Comprobantes de pago”.
  3. Se extenderán varias opciones en el menú y entre estas deberás hacer clic en “SEE-SOL”, y luego en la opción “Emitir Factura”.
  4. A continuación, verás un formulario donde deberás seleccionar entre las opciones “Sí” o “No” de acuerdo a las necesidades de la factura que quieras emitir. Cuando termines haz clic en el botón “Continuar”.
  5. Ahora verás el formato de la factura, a continuación, haz clic en el botón “Adicionar” para empezar a añadir ítems a la factura. Se abrirá una ventana donde podrás seleccionar y especificar si es un bien o servicio, la cantidad, código, descripción, valor unitario, descuento, entre otras opciones.
  6. Cuando termines haz clic en “Aceptar” y verás como el ítem se añade a la factura, añade los ítems necesarios y al terminar haz clic en “Continuar”.
  7. En la siguiente ventana tendrás la opción de escribir una observación para la factura o consignar información relacionada con esta. Esta sección es opcional, si no tienes nada que agregar haz clic en “Continuar”.
  8. En la siguiente ventana verás cómo se asigna la factura a tu entidad jurídica y solo tendrás que hacer clic en el botón “Aceptar”.
  9. En seguida, verás la factura ya lista con los datos que seleccionaste y describiste, comprueba que todo sea correcto y haz clic en “Emitir”. Acepta la confirmación y podrás imprimir o descargar la factura para enviársela al cliente.

Ventajas de emitir facturas electrónicas

Son muchas las ventajas que tiene el usar un sistema de facturación electrónica, entre ellos, la contribución que harás al medio ambiente. También, la rapidez de recepción y confirmación por la SUNAT, y la facilidad de envío al cliente, son excelentes beneficios a considerar.

Por otra parte, el uso de facturas electrónicas permite mejorar el control tributario y disminuir los errores que solían cometerse al escribir facturas a mano. Asimismo, los certificados y firmas digitales autorizadas conceden una mayor seguridad al contribuyente y al cliente, ya que garantizan la autenticidad del documento.

Por último, el ahorro en materiales de oficina, papel, archivos y espacio agiliza mucho la administración de tu empresa. Sin duda, realizar trámites y gestiones de forma electrónica conlleva múltiples beneficios, y en nuestros artículos podrás conseguir información precisa y confiable.

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