Cómo enviar un fax desde Microsoft Outlook

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Algunas personas consideran que el envío de faxes quedó en el pasado y que hay medios de comunicación más avanzados que este. Sin embargo, todavía existen empresas u otras organizaciones que prefieren trasmitir sus documentos por fax. No obstante, hay que admitir que, si nunca hemos empleado este recurso, la tarea no parece tan sencilla.

Si estás buscando cómo enviar faxes sin complicaciones, este post es para ti. No necesitas demasiadas cosas, te sorprenderá saber que puedes utilizar tu correo electrónico con este propósito. Sigue leyendo hasta el final y aprende a enviar un fax desde Microsoft Outlook.

Una manera práctica de enviar faxes

El envío de faxes por internet ha cubierto la necesidad de muchísimas personas. Cuando se ven obligadas a remitir un documento y no disponen de un equipo especial o de una papelería cercana, esta es su mejor opción. ¿Qué hay del resultado? La entrega es idéntica a la que realizaría una máquina de telefax.

Básicamente, se pueden emplear programas electrónicos con el fin transformar un ordenador en un dispensador de faxes. Los servicios de internet también son útiles. Claro, hay que considerar que estos suelen tener un límite en la cantidad de envíos que pueden realizar.

Lo que algunas personas no saben es que ya disponen de las herramientas necesarias para enviar un fax desde su PC. La creación de emails no es la única función de Microsoft Outlook, puedes utilizar tu cuenta para otros fines. El correo está vinculado a muchas actividades que se hacen en la web. De seguro has notado que la mayoría de las operaciones (se hagan o no en línea) requieren del ingreso de tu dirección electrónica.

El asistente de Microsoft puede ayudarte ejecutar tus tareas laborales y comerciales más importantes. Son muchas las ventajas de usar Outlook para emitir faxes. Evita complicaciones y olvídate de los gastos por línea telefónica. Actualmente, hay varios servicios gratuitos que permiten la vinculación con tu servidor de correo.

Antes que nada, debes conocer la forma correcta de utilizar Microsoft Outlook. En este caso, en particular, no es que puedas entrar en tu servidor y simplemente transferir el archivo. La verdad es que, este sistema no está configurado para hacer la transmisión de faxes de manera automática. No debes preocuparte, aunque se deben hacer algunos ajustes, no es difícil. Analicemos tres formas de exportar faxes con tu proveedor de correo.

Cómo funciona el sistema de envío de fax con Outlook

En sus inicios, Microsoft incluía en su sistema la función de transferir faxes usando su aplicación. Como ya venía integrada en su programa, los usuarios no tenían que hacer más que redactar su mensaje. Hoy en día, las versiones recientes de Outlook precisan de un servicio externo que permita el envío de archivos desde un dispositivo.

En pocas palabras, para que tu servidor de correo pueda emitir faxes necesitas de la intervención de un servicio en línea. Encontrarlo no es nada complicado, y una vez registrado en una plataforma se te asignará un número. Este código es necesario para que puedas realizar la exportación de datos.

Como bien sabes, el fax fue diseñado para transmitirse por señal eléctrica utilizando una línea telefónica. Cuándo realizas los envíos por internet no necesitas tener una línea, pero si un número. Este servirá de dirección de fax y será el encargado de transportar tus mensajes. El número será proporcionado por la empresa que elijas para exportar tus archivos por correo.

Enviar un fax desde PC

Como dijimos antes, el número de fax es necesario si quieres enviar archivos a través de Outlook. Todo lo que tienes que hacer es registrarte en uno de los sitios webs destinados a proporcionar el servicio. Plataformas como Interfax o CocoFax son solo algunos ejemplos de proveedores que puedes emplear.

Si la versión de Outlook que utilizas es del 2003, puedes remitir documentos a través de un fax módem previamente instalado en tu ordenador. Si la versión es de 2007 o más reciente, lo mejor será emplear el servicio en línea de tu preferencia. De ser este el caso, sigue las instrucciones que se presentan a continuación:

  • Entra a tu servidor de correo electrónico Outlook.
  • Abre la pestaña de nuevo mensaje para crear un email (aunque no redactarás un correo, los pasos son similares).
  • Haz clic sobre “Archivo” presiona donde dice “Nuevo” y luego selecciona “Fax“.
  • Completa los campos con los datos requeridos para la transmisión, tales como el número de fax del receptor y su nombre.
  • Redacta tu mensaje y asegúrate de agregar el contenido tal y como harías al crear un email.
  • Para terminar, solo debes hacer clic en “Enviar”.

(Imagen)

Escoger un servicio en línea para enviar fax supone varios beneficios. Por ejemplo, los documentos se mantienen cifrados, lo que reduce el riesgo de que una persona intercepte la información mientras se está transmitiendo. Recuerda que algunas plataformas te permitirán realizar los envíos de forma gratuita por un periodo de tiempo establecido.

Servicios en línea compatibles con Outlook

En la web encontrarás mucha publicidad que promete servicios de fax utilizando tu servidor de correo. Para facilitar tu búsqueda hemos preparado una lista de las plataformas compatibles con Microsoft Outlook. Algunas de ellas las hemos mencionado durante este artículo. Dispones de las siguientes opciones para remitir faxes de forma virtual:

Te reiteramos que existen muchos más servicios y programas destinados a la remisión de faxes. Sin embargo, hemos considerado la facilidad de uso y la asistencia en línea al crear nuestra recomendación. Cada uno de estos portales posee características únicas y te concederán la oportunidad de enviar archivos de forma gratuita, al menos por un tiempo. Puedes contratar un plan después de finalizar el período de prueba si lo ves conveniente.

Ahora que ya sabes cómo usar Microsoft Outlook y los servicios compatibles con el servidor, hemos llegado al final de este post. Antes de irnos, queremos asegurarnos de que no tengas dudas referentes al envío de faxes. En nuestro blog, podrás leer más sobre cómo enviar un fax desde diferentes dispositivos. Para acceder al contenido, solo debes dar clic aquí.

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