Cómo enviar fax online mediante correos electrónicos

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Como sabrás, enviar un fax desde hace algunos años era un procedimiento muy conocido y cotidiano entre diversas instituciones. No obstante, en la actualidad aunque el sistema suele ser arcaico algunas empresas continuan usando el envío de fax, pero no de la forma tradicional, sino con la ayuda de nuevos softwares gratuitos a través de la web. Por lo tanto, si requieres enviar un fax este artículo es para ti, porque a continuación conocerás de forma muy sencilla cómo enviar un fax online mediante el uso de correos electrónicos.

Por qué enviar un fax online mediante correos electrónicos en la actualidad

En la actualidad el sistema de fax suele entenderse como un sistema de comunicación obsoleto. Sin embargo, enviar faxes online a través de correos electrónicos en la actualidad suele tener sus beneficios. Por lo tanto, a continuación te mencionaremos algunos de ellos. Entonces:

  • Al enviar un fax se recibe automáticamente un correo de confirmación de envío satisfactorio. Algunos servicios de fax online también incluyen la confirmación de lectura del fax.

  • Los fax disponen de un código o numeración por parte de la empresa encargada de su gestión. Esto permite encriptar la información enviada con un alto grado de seguridad entre el remitente y la persona que recibe dicho documento.
  • Cada uno de los fax enviados online por correos electrónicos incluye de forma detallada la fecha y hora de transmisión. Así como también cuentan con los códigos de envío y recepción del documento.
  • El envío del fax se convierte en un simple uso como cualquier correo electrónico.
  • Se ahorra tiempo ya que los fax enviados de forma online por correos electrónicos se efectúan en tiempo real.
  • El envío del fax online permite utilizar cualquier tipo de dispositivo móvil con conexión a internet.
  • Permite el ahorro de papel, con lo cual, se ayuda al medio ambiente. Esto lo convierte en un sistema netamente ecológico.
  • No se requiere de una línea telefónica física como se utilizaba tradicionalmente.

Cuáles son los requisitos necesarios para enviar un fax online a través de correos electrónicos

Antes de enviar un fax deberás tener claro que requisitos o herramientas serán necesarias para poder enviar un fax online a través de correos electrónicos. Pues bien, no te preocupes si crees que debes disponer de equipos costosos. Hoy en día, con cualquier equipo móvil o PC podrás enviar y recibir fax de cualquier parte del mundo de forma instantánea.

En este sentido, a continuación conocerás los requerimientos con los cuales deberás contar para enviar fax online mediante correos electrónicos. Entonces:

  • Se deberá contar con un dispositivo móvil con una conexión estable a internet. Este pudiera ser tu propio teléfono celular o tablet. Claro está también se podrá utilizar sin ningún problema tu ordenador de escritorio o laptop desde tu oficina o residencia.
  • Disponer de de algún servicio de correo electrónico. Generalmente se suelen utilizar alternativas gratuitas. En este sentido, te mencionaremos las principales utilizadas hoy en día. Entonces:
    • Gmail.
    • Outlook.
    • GMX Mail.
    • Yahoo Mail, entre otros.
    • También podrás utilizar proveedores de correo electrónico pagos si es de tu preferencia.
  • Opcionalmente se pudiera contar con un servicio gratuito de gestión de fax. En la web se encuentran diversas opciones gratuitas, por lo tanto, elige la que mejor se adapte a tus necesidades y sea de tu agrado. También podrá encontrar opciones de gestión de fax pagas.

  • Contar con un sistema operativo actual o versiones que no superen los 5 años desde su creación. Recuerda que podrás utilizar el sistema operativo que más te agrade. Es decir, Windows, Linux o también iOS.

Cómo enviar un fax online fácilmente mediante algún proveedor de correo electrónico

Es importante mencionar que hoy en día existen diversas alternativas para enviar un fax online a través de un proveedor de correo electrónico. Por lo tanto, a continuación, conocerás las opciones gratuitas más utilizadas por usuarios en todo el mundo. Entonces:

Cómo enviar un fax a través de Gmail

Una práctica y sencilla opción para enviar faxes online será mediante el uso de la plataforma de Gmail. Para ello, tan solo se deberán seguir los siguientes pasos, entonces:

  • Primero que nada se deberá contar con un servicio de fax para su gestión. Este podrá obtenerse de forma gratuita en la web. Dicho servicio será el encargado de gestionar los faxes enviados y recibidos a través de Gmail. Recuerda que esta opción solo es una de las múltiples alternativas que existen.
  • Ahora se deberá contar con una cuenta personal de Gmail. En el caso que no dispongas de una podrás registrarte y aperturar una a través del siguiente link.

  • Luego de crear tu cuenta personal de Gmail procede a iniciar sesión.
  • Una vez dentro de la plataforma de Gmail deberás ubicar y seleccionar el ítem de redactar un nuevo correo electrónico. Tal cual se enviaría un correo electrónico comúnmente.
  • Ahora en el espacio destinado para el texto se deberá redactar el fax con su estructura. Se podrá cargar la información tal cual se haría con un correo electrónico.
  • Posteriormente en donde se coloca la dirección del destinatario se deberá colocar la dirección de fax. Ten en cuenta que en lugar de un correo electrónico se deberá colocar una dirección como la siguiente:

“Remote-printer.nombre_destinatario@empresa_fax”

  • Una vez transcrita la dirección anterior se deberá modificar los siguientes datos:
    • En nombre_destinatario se deberá colocar el nombre del destinatario.
    • En codigo_fax se deberá colocar el número de fax de quien recibirá el fax.
    • Ahora en empresa_fax se deberá colocar el urrl de la empresa a quien se remita la información.
  • Algunas empresas que ofrecen los servicios de gestión de fax suelen incluir procedimientos diferentes.

  • Finalmente, verificado el contenido cargado en el ítem anterior solo restará realizar click en el ítem de “Enviar”.

Cómo enviar un fax a través de Outlook

Otra posibilidad que existe actualmente para enviar faxes online es a través de Outlook. En este sentido se te explicará brevemente de forma sencilla y práctica los pasos necesarios que se deberán seguir. Entonces:

  • En primer lugar al igual que en la alternativa anterior deberás estar registrado en algún servicio de fax gratuito.
  • Luego, cuando ya dispongas de algún servicio de gestión de fax procede y abre tu aplicación de Outlook.

  • Ahora ubica y selecciona el ítem de “Mensaje nuevo”. Tal cual fuera un mensaje de correo tradicional.
  • Posteriormente en el campo con el nombre de “Para” deberás cargar el número de fax del destinatario al cual se le será enviado el documento. Adicionalmente deberás incluir el asunto o titulo que quieras que tenga el fax a enviar.
  • Luego en la sección del mensaje deberás incluir toda la información y estructura de tu fax.
  • Finalmente verificado todos los datos cargados procede a realizar click en enviar. Inmediatamente recibirás un correo de confirmación de que tu fax a sido entregado al destinatario de forma satisfactoria.

Pues, no esperes más, si requiere enviar un fax ya cuentas con toda la información detallada de cómo enviar un fax online a través del uso de correos electrónicos de forma gratuita. Además, si te ha gustado este post te sugerimos ingresar al siguiente link donde encontrarás variados tópicos de interés actual.

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