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Boleta de Pago

Para quienes están entrando en el mercado laboral es muy importante conservar los documentos que acrediten el trabajo y las remuneraciones recibidas. En Perú, toda empresa, compañía de servicios o empleador debe entregar obligatoriamente a sus trabajadores una boleta de pago según el Decreto Supremo N° 001-98-TR.

Este documento permite al empleador llevar un registro formal de los pagos de salarios a sus trabajadores ante las entidades responsables o judiciales. Asimismo, faculta al trabajador de certificados legales que le serán oportunos al momento de solicitar su jubilación u otro trámite.

Por lo tanto, la boleta de pago es un medio legal que ayuda a proteger los derechos de los trabajadores y legitima a los empleadores. Además, quienes acuerdan la entrega de boletas de pago ayudan a fomentar la formalización de todas las actividades laborales y económicas en el país.

Ahora bien, qué información debe contener una boleta de pago, cuándo y cómo debe entregarse y quién es el encargado de firmar las boletas. Todos estos detalles los hallarás a continuación, pero antes, empecemos por definir qué es una boleta de pago.

¿Qué es una boleta de pago?

Es un documento que legal que entrega un empleador a un trabajador, como certificado del pago realizado por sus prestaciones en una relación laboral. Es decir, la boleta de pago confirma que el trabajador ha sido remunerado por los servicios prestados al empleador durante un lapso de tiempo.

La entrega de este documento es un requisito obligatorio en todo establecimiento y empresa formal y su omisión puede acarrear sanciones legales. Además, este documento puede servir a los trabajadores para realizar diferentes trámites, como solicitar un crédito, jubilación, etc.

¿Qué información contiene?

Toda boleta de pago deberá contener los datos del empleador, la información del empleado, así como la descripción exacta de la remuneración. La información obligatoria que toda boleta de pago debe llevar es:

  • Datos del empleador
    • Nombres y apellidos, si es una persona natural y razón social en caso de ser persona jurídica.
    • Número de Registro Único de Contribuyentes (RUC).
  • Datos del trabajador
    • Nombres y apellidos.
    • Número de documento de identificación.
    • Fecha de inicio del contrato o relación laboral.
    • Código Único del Sistema Privado de Pensiones (CUSPP).
    • Período de pago.
    • Número de días laborados y subsidiados.
    • Monto del sueldo o pago correspondiente al período.
    • Registro de control y asistencia.
    • Número de días no laborados y no subsidiados.
    • Número de horas extra, si las hubiera.
    • Descuentos.
    • Número de horas laboradas.
    • Pago de comisiones.
    • Pago de gratificación.
    • Tributos y aportes del empleador y del trabajador.

Además, debe estar firmada por el empleador y los montos expresados en ella deben coincidir con las cifras de las planillas de pago o depósitos bancarios.

Plazos y formas de entrega de una boleta de pago

De acuerdo al artículo 19 del Decreto Supremo 001-98-TR, la boleta de pago debe entregarse 3 días hábiles después de la fecha de pago. Por lo tanto, el plazo de entrega del documento empieza al día siguiente de efectuarse el pago de honorarios del trabajador.

Además, todo empleador deberá conservar el duplicado de las boletas de pago de sus trabajadores por un plazo de hasta 5 años. Terminado el plazo, se deben remitir las boletas a la Oficina de Organización Provisional (ONP) y conservar un certificado del trámite.

Con respecto al formato de entrega de la boleta de pago, dependiendo de las posibilidades del empleador, esta puede ser en formato físico o electrónico.

Entrega de documento físico

Después de realizar el pago al trabajador, el empleador deberá entregarle un documento impreso y firmado, durante el plazo establecido por la Ley. El empleador puede establecer, de acuerdo a su propio criterio o de la empresa, si la boleta deberá solicitar la firma del trabajador o no.

Entrega de documento electrónico

Con previo acuerdo entre el empleador y los trabajadores la boleta de pago también puede entregarse de forma electrónica, usando diversas plataformas digitales. De esta manera, los trabajadores pueden obtener su boleta de pago a través de medios electrónicos que garanticen el flujo estable de envíos.

Con esta forma de entrega se simplifican mucho los procesos dentro de la empresa, ya que se ahorra el uso de papel y otros insumos para las impresiones. Además, el uso de firmas y certificados digitales garantiza la validez del documento y la recepción inmediata y sin contratiempos.

Recomendaciones para los empleadores

Tomando en cuenta lo ya explicado, se puede resumir entonces, que la boleta de pago es un documento legal que certifica las relaciones laborales. Está avalado por las leyes que rigen el trabajo en el Perú, y tiene obligatoriedad para todos los establecimientos comerciales, empresas de servicios, organizaciones, etc.

Por eso, para evitar sanciones o problemas judiciales todo empleador debe tomar en seria consideración la entrega de boletas de pago a sus trabajadores. Las siguientes sugerencias son útiles para que los empleadores mantengan al día la entrega, registro y revisión de boletas de pago.

  • Si las boletas se entregan en documentos impresos, el personal encargado debe ser constantemente capacitado sobre las actualizaciones de normas y reglamentos al respecto.
  • Si la entrega se realiza a través de medios electrónicos es importante mantener al día los certificados digitales correspondientes en los medios automatizados utilizados.
  • Sin importar cuál sea el formato de entrega de la planilla el empleador y el trabajador deberán contar con un documento original. Y ambos deben archivarlos de manera organizada.
  • Una vez transcurridos los 5 años para el registro de las boletas y se haya realizado la certificación en la ONP, se recomienda la destrucción o el reciclaje.

Sin duda, contar con las boletas de pago tiene muchas ventajas, tanto para los trabajadores, como para los empleadores y empresas. Estas ayudan a tramitar y resolver cualquier problema que surja en cuanto a pagos y remuneraciones, y permite que la empresa funcione de manera adecuada.

Si tienes alguna duda con algún otro trámite administrativo correspondiente al mercado laboral o de otra área, aquí podrás conseguir información. Nuestros artículos te ayudarán a salir de dudas y te brindarán guía práctica para diferentes gestiones.

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