Aprende a enviar un fax online

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Es probable que nunca hayas pensado en usar un fax hasta que te ves obligado a hacerlo. Algunas empresas exigen este recurso como medio de comunicación con la idea de mantener una estricta confidencialidad. Especialmente cuando hay que trasladar información importante, muchos prefieren este método para transferir documentos.

Sea cual sea la razón por la que tienes que enviar un fax con urgencia, no te preocupes, no es difícil. En este post te explicaremos como emitir mensajes en formato fax sin necesidad de utilizar un equipo especial. Solo necesitarás un dispositivo con conexión a internet y seguir las sugerencias de este artículo.

¿Por qué deberías enviar un fax?

El fax supone varias ventajas sobre otros medios electrónicos, así que, aunque haya quien lo considere una herramienta obsoleta, en realidad es muy útil. Los mensajes se codifican antes de ser transmitidos, es por eso que el riesgo de robo de datos es casi nulo.

Al enviar un fax se obtiene una confirmación y esta es posiblemente la razón más poderosa por la que se sigue utilizando. Las páginas que reportan la recepción del mensaje te llegarán en forma de notificaciones. Estas contienen la hora de la transmisión, la fecha en la que se ha expedido y los números del emisor y su destinatario.

El reporte puede emplearse como constancia de que la persona deseada recibió el mensaje. Gracias a las páginas de confirmación puedes tener la garantía de que el documento no se perdió en su traslado. En cambio, con otros métodos electrónicos no hay un comprobante de su recepción.

Nadie puede alegar que no recibió un mensaje cuando hay una notificación de fax que sirve de aval. Este sería el equivalente a un correo certificado y no será desviado a un filtro de spam. Además, su rapidez en la entrega es mucho más factible que si se tuviera que esperar a que alguien abriera su bandeja de entrada.

Cómo funciona el sistema de fax online

Hoy en día hay muchas formas de enviar faxes y no solo mediante un telefax. Quien no tiene uno de estos dispositivos tan antiguos, puede hacer uso de su pc o de una impresora con funciones avanzadas. ¡Incluso puedes enviar un fax desde tu smartphone o tableta!

Puedes enviar un fax online desde un cliente o servidor de correo electrónico como Gmail. Con el mismo objetivo, podrás utilizar Google Drive (Docs y Sheets) o Microsoft Word. Y si tu equipo usa sistema Windows o tienes un Mac también tienes disponibles aplicaciones integradas que te permitirán hacer tus exportes de faxes.

El sistema de fax online se ejecuta a través de un número de fax en línea y un correo electrónico. Si optas por suscribirte a un servicio de envíos, se te asignará un código que te servirá de dirección. De este modo, no tendrás que cancelar tarifas por línea telefónica, porque todos los archivos se emitirán a nombre de la empresa.

El servicio online que escojas será el intermediario que transportará tu mensaje por señal eléctrica. Se encargará de reenviar todos los faxes (si quieres recibir archivos de vuelta) a tu correo electrónico. En cuanto al precio, puedes elegir un plan, pero las tarifas son bastante asequibles.

Claro, si no pretendes enviar faxes con frecuencia y no te ves obligado a ello, no sería conveniente pagar una suscripción. Si requieres emitir un fax unas cinco o seis veces por mes, hay servicios gratuitos en internet. Por supuesto, tienes que considerar que no todas las páginas son seguras o totalmente libres de costo. Así que toma el tiempo suficiente a buscar plataformas reconocidas e investiga todas las condiciones de uso.

Cómo enviar un fax online gratis

Tal y como acabamos de explicar, puedes contratar un servicio en línea para enviar un fax sin tener que pagar. Sin embargo, debes recordar que estas plataformas tienen un límite en la cantidad de faxes que puedes emitir gratuitamente. Este no tiene que ser un problema pues, de tener que remitir más de lo permitido, puedes cancelar por página.

También debes leer muy bien cómo funciona el servicio que planeas adquirir. Ciertos sitios web solo te permitirán enviar unos cuantos archivos y luego se te negará el acceso si no pagas. Mientras que otros, mantendrán una cantidad fija de faxes que pueden ser remitidos mensualmente. Entonces ¿qué debes hacer para enviar un fax online gratis? Tienes las siguientes opciones:

  • Encuentra un servicio en línea gratis: No es difícil hallar un proveedor de envíos de fax por internet. Escribe en tu buscador de confianza “Servicios de fax gratuitos”. Ingresa tu nombre, tu correo, los archivos que piensas adjuntar y aplica las instrucciones de la plataforma.
  • Selecciona un servicio de correo a fax: Envía y recibe mensajes con tu dirección electrónica, sin tener que usar un módem fax.
  • Envía faxes a través de tu correo electrónico: No tienes que pagar si usas Gmail, todo lo que necesitarás es un número de fax de Google.

Como habrás podido notar no existe una única forma de enviar un fax online gratis. Solo debes elegir el método que más te convenga. No obstante, para que no te quede ninguna duda, te vamos a explicar cómo usar una de estas modalidades para exportar archivos.

Cómo usar un servicio online para enviar un fax gratis

Los servicios en línea son muy sencillos de utilizar. Necesitarás un dispositivo como tu ordenador o teléfono y una conexión de internet. Algunos ejemplos de proveedores que puedes emplear con este propósito son:

  • PLUS.
  • eFax.
  • RingCentral Fax.
  • Fax Zero.
  • MyFax.
  • Got Free Fax.
  • Pam Fax.

Por supuesto, hay muchos más que no se encuentran en la lista. Suponiendo que escoges PamFax tendrás la oportunidad de hacer envíos por tres meses sin máquina ni línea telefónica. Para emitir un fax aplica los pasos que siguen:

  • Completa el formulario con tus datos personales y da clic en “Regístrate”
  • Inicia sesión con tu usuario previamente creado.
  • Adjunta el documento seleccionado “Elegir archivos” (la página permite todos los formatos).
  • Ingresa el nombre del receptor y el número de fax de destino.
  • Haz clic en el botón de “Enviar”.

¡Listo! Tu fax se habrá emitido con éxito. Llama al destinatario y comprueba que ha recibido el archivo. ¿Qué te ha parecido este post? Tenlo a la mano para que puedas recordar todos los pasos. Si quieres leer más contenido relacionado, visita nuestro blog dando un clic aquí.

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